24/7
Bereikbaar, ook buiten openingstijden
<1 min
Typische response-tijd per WhatsApp-bericht
Oost-Vlaanderen
Gent
Lokale context
Waarom een WhatsApp AI voor jouw tandarts in Gent
Gent is een studentenstad, maar daaronder is het ook een stad van jonge gezinnen in Sint-Amandsberg, senioren in Gentbrugge en expats rond Ledeberg en het Zuid. Als tandartspraktijk betekent dat: heel uiteenlopende patienten, allemaal met eigen verwachtingen over bereikbaarheid. De studenten appen liever dan ze bellen, de ouders willen 's avonds om elf uur nog eens checken of ze volgende woensdag nog terecht kunnen, en oudere patienten willen zo snel mogelijk iemand aan de lijn als er iets acuut is. Een klassiek secretariaat dat enkel tussen 9 en 17u werkt, komt dan simpelweg te kort.
In een drukke Gentse praktijk neemt het secretariaat vaak honderd of meer telefoontjes per dag op. Ondertussen zitten patienten in de wachtzaal, moeten dossiers klaargezet worden en wordt er gestraald en geirrigeerd in twee kamers tegelijk. Gevolg: patienten die niet meteen iemand aan de lijn krijgen, bellen naar een andere praktijk, zeker in het centrum van Gent waar er binnen dezelfde straat al vlot drie collega's zitten. Bovendien raken 8 tot 12% van de afspraken in Vlaamse tandartspraktijken niet op, volgens de cijfers van de beroepsvereniging. Elk gemist half uur in de stoel kost de praktijk meteen 80 tot 150 euro. En dan hebben we het nog niet gehad over de e-mails die 's avonds binnenkomen en pas de volgende middag behandeld worden.
Een WhatsApp AI-medewerker beantwoordt patientenvragen meteen, ongeacht het uur. Hij plant afspraken in uw agendasysteem, stuurt herinneringen een dag en een uur vooraf, en vangt herboekingen op bij een last-minute annulatie. Voor dringende gevallen leidt hij de patient meteen door naar uw wachtdienst of uw eigen GSM. Alles gebeurt binnen de GDPR-regels, en patientengegevens blijven binnen de Europese Unie gehost. Voor u betekent dat: minder telefoon, minder no-shows en een secretariaat dat opnieuw aandacht kan geven aan de mensen die effectief in de wachtzaal zitten.
Gentse patienten hebben hun eigen verwachtingen. Studenten uit de Overpoort willen snelle antwoorden in soms gebroken Nederlands of Engels. Vaste bewoners van Sint-Amandsberg willen een warme, vertrouwde toon. Oudere patienten in Gentbrugge hebben geen zin in drie klikken door een menu. De AI past zich aan alle drie aan. Hij kent ook de Gentse bereikbaarheid: we verwijzen naar de P+R's, naar de tram, en waarschuwen patienten voor de knip in Ledeberg of de werken rond de Dampoort als dat relevant is.
Het knelpunt
Waarom bereikbaar zijn zo lastig is in jouw vak
In een drukke Gentse praktijk neemt het secretariaat vaak honderd of meer telefoontjes per dag op. Ondertussen zitten patienten in de wachtzaal, moeten dossiers klaargezet worden en wordt er gestraald en geirrigeerd in twee kamers tegelijk. Gevolg: patienten die niet meteen iemand aan de lijn krijgen, bellen naar een andere praktijk, zeker in het centrum van Gent waar er binnen dezelfde straat al vlot drie collega's zitten. Bovendien raken 8 tot 12% van de afspraken in Vlaamse tandartspraktijken niet op, volgens de cijfers van de beroepsvereniging. Elk gemist half uur in de stoel kost de praktijk meteen 80 tot 150 euro. En dan hebben we het nog niet gehad over de e-mails die 's avonds binnenkomen en pas de volgende middag behandeld worden.
De oplossing
Hoe onze WhatsApp AI dat oplost
Een WhatsApp AI-medewerker beantwoordt patientenvragen meteen, ongeacht het uur. Hij plant afspraken in uw agendasysteem, stuurt herinneringen een dag en een uur vooraf, en vangt herboekingen op bij een last-minute annulatie. Voor dringende gevallen leidt hij de patient meteen door naar uw wachtdienst of uw eigen GSM. Alles gebeurt binnen de GDPR-regels, en patientengegevens blijven binnen de Europese Unie gehost. Voor u betekent dat: minder telefoon, minder no-shows en een secretariaat dat opnieuw aandacht kan geven aan de mensen die effectief in de wachtzaal zitten.
Concrete voorbeelden
Vragen die de AI zelf oppakt
Typische vragen die de AI moeiteloos afhandelt, zonder dat u iets hoeft te doen:
Wanneer kan ik terecht voor een controle en tandsteenverwijdering?
De AI ziet uw planning en stelt drie beschikbare controle-momenten voor.
Worden mijn kindjes hun afspraken door de mutualiteit terugbetaald?
Standaardtarieven en terugbetaling worden in algemene termen uitgelegd.
Ik heb last van een kies sinds vannacht, kan ik vandaag nog langskomen?
Signaalwoorden als 'pijn' worden herkend en de patient krijgt de wachtdienst aangeboden.
Ik wil mijn afspraak van maandag 10u annuleren, is dat nog op tijd?
De bestaande afspraak wordt opgehaald en de patient krijgt een bevestigingsbericht.
Wat zijn de tarieven voor een wortelbehandeling bij jullie?
Tarieven voor wortelbehandeling worden uit uw prijslijst opgehaald en gedeeld.
Praktijkervaring
"Ons secretariaat was echt bekocht van de constante telefoon. Sinds we de WhatsApp AI gebruiken, worden zowat 70% van de eenvoudige vragen automatisch afgehandeld en kunnen we eindelijk weer aandacht geven aan de patient in de wachtzaal." (Tandartspraktijk in centrum Gent (voorbeeld, naam op aanvraag))
Bekijk onze andere casesVeelgestelde vragen
Wat ondernemers ons vragen
De AI behandelt enkel administratieve vragen: afspraken, tarieven, openingsuren, voorbereiding op een behandeling. Medische vragen of dringende klachten schakelt hij meteen door naar u of naar de wachtdienst.
Alle data blijft binnen de EU en we leveren een verwerkersovereenkomst (DPA) af zoals de wet het vereist. Patienten krijgen bij het eerste gesprek een korte transparantiemelding over hoe hun gegevens verwerkt worden.
Ja. We koppelen met de meest gebruikte Vlaamse praktijksoftware. Gebruikt u iets exotischer, dan kijken we samen hoe de integratie het beste werkt.
De AI herkent signaalwoorden zoals 'pijn', 'zwelling', 'bloeding' en verwijst de patient meteen door naar het noodnummer of de wachtdienst van uw zone. U krijgt er zelf ook een melding van zodat u kunt opvolgen indien nodig.
In de praktijken waar we mee werken, zien we het telefoontal gemiddeld met 40 tot 60% dalen. Voor een middelgrote praktijk betekent dat vaak tien tot vijftien uur per week die het secretariaat op andere dingen kan inzetten.
Ja, dat wordt in de setup met u doorgesproken. Veel praktijken laten prijzen bijvoorbeeld enkel in grote lijnen beantwoorden, en leggen detailvragen door naar het secretariaat.
Ja. De AI herkent de taal van de eerste boodschap en antwoordt dan in Engels of Frans. Voor een Gentse praktijk met veel internationale patienten is dat een groot pluspunt.
Volgende stap
Benieuwd hoe de WhatsApp AI uw Gentse tandartspraktijk ontzorgt?
We plannen een demogesprek van een half uur, gaan door uw praktijksituatie en laten zien hoe een AI-medewerker bij u concreet zou werken.
In de buurt